Wann die Excel-Planung in der Fertigung kippt

In den meisten mittelständischen Fertigungen existiert die eigentliche Produktionsplanung nicht im ERP. Sie liegt in einer Excel-Datei, an einer Magnettafel oder im Kopf des Fertigungsleiters. Das ist kein Versäumnis, sondern das Ergebnis einer vernünftigen Entscheidung: Excel ist schnell, flexibel und kostet nichts extra.

Und es funktioniert erstaunlich lange. Bis es das nicht mehr tut.

Die vier Punkte, an denen es kippt

1. Der Planer ist im Urlaub. Der klassische erste Riss. Die Datei liegt zwar auf dem Server, aber die Logik dahinter kennt nur eine Person. Wer vertritt, plant anders, und zwei Wochen später passt nichts mehr zusammen.
2. Ein Eilauftrag kommt rein. Umpriorisieren bedeutet auf Papier: neu drucken, neu verteilen, hoffen, dass niemand mehr nach der alten Liste arbeitet. Meistens arbeitet jemand nach der alten Liste.
3. Der Kunde fragt nach einem Termin. Und die ehrliche Antwort lautet: Ich rufe zurück. Weil erst jemand durch die Halle laufen muss, um zu sehen, wie weit der Auftrag ist.
4. Zwei Wahrheiten entstehen. Der Plan sagt das eine, die Halle macht das andere. Ab diesem Punkt ist die Planung kein Steuerungsinstrument mehr, sondern Dokumentation eines Wunschzustands.

Warum es nicht an Excel liegt

Es ist verlockend, das Werkzeug verantwortlich zu machen. Aber Excel ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass Planung und Ausführung getrennt sind: Der Plan wird an einem Ort gemacht, die Arbeit passiert an einem anderen, und zwischen beiden gibt es keinen automatischen Rückkanal.

Ein Plan ist immer nur so gut wie die Rückmeldungen, die ihn füttern. Kommen Fortschritt und Zeiten erst am nächsten Tag an, plant man dauerhaft gegen einen Stand, den es nicht mehr gibt. Deshalb hilft auch ein besseres Planungswerkzeug wenig, solange die Rückmeldung aus der Halle fehlt. Man plant dann eben eleganter an der Realität vorbei.

Was sich tatsächlich ändern muss

Die wirksamste Änderung ist unspektakulär: Die Reihenfolge muss dort sichtbar sein, wo gearbeitet wird, und die Rückmeldung muss dort passieren, wo gearbeitet wird. Wenn beides in derselben Software liegt, aktualisiert sich der Plan von selbst.

Der Effekt zeigt sich weniger in einer Kennzahl als im Alltag. Verzögerungen fallen auf, solange sie noch aufholbar sind. Der Vertrieb kann einen Termin zusagen, ohne vorher anzurufen. Und die Urlaubsvertretung sieht dasselbe wie der Fertigungsleiter.

Brauchst du dafür ein APS?

In der Regel nicht. Advanced-Planning-Systeme lösen ein Optimierungsproblem: Aus vielen möglichen Reihenfolgen die beste errechnen. Das ist ein echtes Problem in Werken mit hunderten Maschinen und komplexen Restriktionen.

In einem Betrieb mit dreißig bis dreihundert Mitarbeitenden ist das selten der Engpass. Dort ist der Engpass Sichtbarkeit: Wer sieht, wo etwas steht, trifft die Reihenfolgeentscheidung meist gut genug aus Erfahrung. Ein Optimierer, der auf unvollständigen Ist-Daten rechnet, liefert dagegen präzise falsche Ergebnisse.

Erst Sichtbarkeit herstellen, dann sehen, ob überhaupt noch ein Optimierungsproblem übrig ist. In den meisten Fällen ist es deutlich kleiner als gedacht.

Der Test

Ob deine Planung noch trägt, lässt sich mit einer Frage prüfen: Kann jemand, der heute nicht im Betrieb ist, in unter einer Minute sagen, wo Auftrag X steht?

Wenn die Antwort ein Anruf ist, liegt die Planung nicht im System. Sie liegt in einem Kopf. Das geht gut, solange dieser Kopf da ist.